Outsourcing zadań firmowych, takich jak proces rekrutacji, wymaga solidnego przygotowania. Jeśli chcesz płynnie przeprowadzić wdrożenie outsourcingu usług, z sukcesem korzystać z tego rozwiązania i efektywnie zredukować koszty, zwróć uwagę na jego następujące elementy.
Dokładna analiza potrzeb i ich kalkulacja
Jednym z powodów wdrażania outsourcingu konkretnych obszarów w firmie jest chęć redukcji kosztów ponoszonych w związku z wykonywaniem tych działań w obrębie danej organizacji. Aby te koszty faktycznie zredukować, trzeba porównać to, ile zapłaci firma za prowadzenie działań wewnątrz, a ile na zewnątrz firmy. Trzeba zatem ustalić konkretne potrzeby i przekalkulować ich realizację.
Przykładowo – firma rozważa outsourcing procesów rekrutacji. Musi zatem policzyć, jaki jest koszt:
- przeprowadzenia pojedynczej rekrutacji wewnątrz firmy (czyli przygotowania odpowiedniego do stanowiska profilu Kandydata, stworzenia i opublikowania ogłoszenia na odpowiednich portalach internetowych, opracowania i wykorzystania narzędzi służących selekcji, ocenie i weryfikacji kandydatów oraz kilkukrotne spotkania z Kandydatami),
- podjęcia błędnej decyzji (czyli koszty onboardingu, wymiany pracownika). Trzeba też przeliczyć, ile takich rekrutacji jest prowadzonych (oraz skalować ten koszt w odniesieniu do planowanego rozwoju firmy).
Ważny jest każdy detal – również koszty dodatkowe, związane np. z utratą motywacji przez zespół, który zbyt długo czeka na wsparcie ze strony nowego pracownika, bądź koszty wyposażenia stanowiska pracy, jeśli firma zdecyduje się zatrudnić wewnętrznego rekrutera. Jednocześnie należy je zestawić z tym, ile organizację będzie kosztować prowadzenie rekrutacji przez firmę zewnętrzną.
Częstym błędem popełnianym przy tego typu obliczeniach jest niezwracanie uwagi na wszystkie koszty wewnętrzne, jakie firma ponosi w związku z zatrzymaniem procesu rekrutacji wewnątrz niej. Często okazuje się, że wkalkulowanie tak banalnej rzeczy jak to, że zatrudniony wewnętrznie rekruter ma płatny urlop i może iść na chorobowe, oraz to, że średnio co dwa lata może nastąpić konieczność szukania nowej osoby na jego miejsce, już zmienia wynik porównania.
Wybór partnera outsourcingu
To, czy usługa outsourcingu spełni oczekiwania i pomoże realizować cele biznesowe firmy, jest uzależnione od wyboru solidnego partnera, który będzie w stanie realizować założone cele. Przy jego wyborze trzeba zatem zwrócić uwagę na takie kwestie, jak wiarygodność, doświadczenie, zaplecze kadrowe, referencje, zaangażowanie, a nawet na to, jak szybko firma odpowiada na maile na etapie negocjowania oferty (jeśli już tu są problemy, to trudno się spodziewać, że po podpisaniu umowy będzie lepiej).
Warunki umowy o outsourcing procesów biznesowych
To również niezwykle ważna rzecz, która nie tylko określa szczegółowy zakres obowiązków obu stron, ale również powinna precyzować sytuacje trudne i wrażliwe. Taką umowę z reguły przygotowuje firma outsourcingowa (bo ma w tym względzie doświadczenie). Trzeba ją skonsultować z prawnikiem, który będzie w stanie wskazać poszczególne punkty sporne i ewentualne zagrożenia.
Monitoring efektów wdrożenia outsourcingu
Po etapie realnego wdrożenia outsourcingu konieczne jest monitorowanie jego efektów i analiza tego, czy spełniono założenia wdrożenia. Mówiąc wprost, trzeba sprawdzić, czy outsourcing działa, jak należy, czyli np. jeśli zdecydowaliśmy się prowadzić outsourcować proces rekrutacji, to czy wynajęta w tym celu firma dostarcza nam odpowiednich kandydatów. Jeśli zaś outsourcujemy sprzedaż, to czy zleceniobiorca pozyskuje klientów na odpowiednim poziomie i z odpowiednimi budżetami. Monitoring musi być prowadzony w szerokiej perspektywie czasowej – np. również w zakresie rotacji zatrudnionych w ten sposób pracowników czy żywotności klienta, ale z uwzględnieniem zmiennych, na które firma prowadząca outsourcing nie ma wpływu (np. jakość obsługi klienta pozyskanego przez outsourcera, poziom jego satysfakcji ze współpracy lub to czy zrekrutowany pracownik jest wdrożony od samego początku w zakres jego obowiązków, by nie zrezygnował).
Powyższe 4 elementy to podstawa tego, by obie firmy (outsourcowana i outsourcingująca) były zadowolone z prowadzonej współpracy.
