O outsourcingu mówi się od kilku lat bardzo dużo. Wielkie korporacje outsourcują praktycznie wszystko – od kadr i księgowości, przez programowanie, po opracowywanie skomplikowanych systemów technologicznych. Nie trzeba jednak być ogromną korporacją liczącą tysiące pracowników, by korzystać z dobrodziejstw outsourcingu. Wprost przeciwnie. Realne, wymierne korzyści daje outsourcing również firmom średnim i małym.
Jakie korzyści daje outsourcing?
Redukcja kosztów – choć wydaje się, że outsourcing to droga opcja, to jeśli policzymy wszystkie koszty prowadzenia procesów wewnątrz firmy (od kosztów rekrutacji i utrzymania pracownika, przez jego wyszkolenie, koszty rotacji, miejsca w biurze, oprogramowania, z którego korzysta, a nawet energii czy wody, którą zużywa), to szybko okaże się, że koszt ourtsourcingu wcale nie jest wyższy niż koszt prowadzenia procesu wewnątrz firmy.
Wzrost wydajności – zaletą outsourcingu jest to, że firmy, które go prowadzą, mają opracowane procedury i systemy usprawniające pracę i poprawiają jej wydajność. Dzięki specjalizacji w określonych obszarach mogą prowadzić dane procesy szybciej i efektywniej. Nie chodzi jedynie o to, że jest taniej, ale również o to, że jest lepiej. Ma to szczególne znaczenie tam, gdzie od wydajności i efektywności pracy będzie zależeć sukces firmy – np. w działach sprzedaży czy logistyki.
Możliwość koncentrowania się na podstawowym obszarze działalności biznesowej – czyli tym, na czym firma się zna i w czym się specjalizuje. W efekcie, szefowie i zarząd firmy nie muszą podejmować co chwilę decyzji związanych z pobocznymi procesami (sprzedażą, rekrutacją, księgowością, logistyką i dystrybucją, marketingiem), ale mogą skupić się na tym, co stanowi rdzeń ich działalności.
Outsourcujesz = zyskujesz
Najlepiej widać to na całkiem realnym przykładzie. Szef średniej firmy z branży ABC musi zatrudnić pracownika do działu sprzedaży. Zleca zatem przeprowadzenie procesu rekrutacji swojej kadrowej, która do tej pory zajmowała się tylko płacami. Kadrowa jest otwarta na wyzwania i w końcu sobie z zadaniem poradzi, ale poświęci na to mnóstwo czasu, a część procesu (bądź całość) może być wykonana z błędami (bo nie wie np., jak skonstruować ogłoszenie i gdzie tych handlowców szukać). W tym czasie niektóre zadania firmy są wykonywane gorzej, bo nie ma wystarczająco dużo osób do pracy. Pojawiają się opóźnienia, klienci firmy zaczynają się denerwować, nowe zamówienia przestają spływać. W końcu pojawia się upragniony handlowiec, zatrudniony nieco „na szybko”, bo brakuje w firmie ludzi. Po trzech miesiącach okazuje się, że jego kompetencje są niestety niższe niż oczekiwane, a wyniki sprzedażowe nie sankcjonują uzyskiwanej pensji. Trzeba z nowego pracownika zrezygnować, a cały proces rozpocząć od nowa.
Przekierowanie tego procesu na zewnątrz może pozornie wydawać się droższe (bo przecież kadrowej i tak trzeba wypłacić pensję, wiec w teorii nic to nie kosztuje). W praktyce jednak koszt zatrudnienia nieodpowiedniej osoby do firmy to znacznie więcej niż koszt jej pensji. To również zmarnowany czas na szkolenia i czas, kiedy zadania tej osoby nie były należycie wykonywane. Do tego dochodzi ryzyko, że obciążona trudnym zadaniem i w efekcie sfrustrowana kadrowa szybciej odejdzie z pracy. I do zapełnienia będą już dwa wakaty, a nie jeden.
A przecież można było zlecić znalezienie handlowca wyspecjalizowanej firmie (outsourcing procesów rekrutacji) bądź zlecić sprzedaż na zewnątrz (outsourcing procesów sprzedaży).
Outsourcing nie zawsze jest jedynym słusznym rozwiązaniem, ale bardzo często jego zastosowanie może pchnąć firmę na tory szybszego rozwoju i pozwolić jej rozwinąć skrzydła w obszarze swojej specjalizacji. Bez marnowania energii na to, co może za nią zrobić ktoś inny.
