Outsourcing rekrutacji, czyli zlecenie firmie zewnętrznej przeprowadzania procesów rekrutacji w firmie, to narzędzie oszczędzające zasoby organizacji na wiele sposobów.
Zlecanie wykonania usługi rekrutacji wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej przynosi szereg oszczędności, które mogą być bardzo bezpośrednie (czyli konkretne, niewydane przez firmę pieniądze), jak i związane z nieco szerszą perspektywą funkcjonowania organizacji i realizacji jej celów biznesowych. Myśląc o outsourcingu, z reguły analizujemy jedynie oszczędności bezpośrednie, które są częścią wszystkich odłożonych na czarną godzinę pieniędzy. Przyjrzyjmy się zatem bliżej temu, jakie zasoby oszczędza outsourcing rekrutacji i jaka jest ich realna wartość.
Oszczędności bezpośrednie wynikające z outsourcingu rekrutacji
Przeprowadzając rekrutację wewnętrznie firma musi liczyć się z następującymi kosztami:
Koszt zatrudnienia osoby na stanowisko rekrutera lub alokowania czasu pracy wydelegowanej do tego zadania osoby (np. menedżera). Oczywiście outsourcując rekrutację, nadal menedżer, do którego działu będzie prowadzona rekrutacja, musi poświęcić na nią nieco czasu, ale trwa to zdecydowanie krócej niż wtedy, kiedy prowadziłby całość procesu samodzielnie.
Z kosztem zatrudnienia dodatkowej osoby dedykowanej do prowadzenia procesów rekrutacji wiążą się koszty – wyposażenie stanowiska pracy (biurko, miejsce w biurze, zużycie mediów), zakup sprzętu (np. laptopa, telefonu), oprogramowania (np. konkretnych licencji). To niby nie jest duże obciążenie dla firmy, ale mimo wszystko wymaga realnych nakładów finansowych. Warto też popatrzeć na outsourcing w szerszej perspektywie – przy outsourcingu kilku usług (np. rekrutacji w sprzedaży i księgowości) można zredukować liczbę stanowisk w biurze np. o 5. To zaś oznacza możliwość wynajęcia mniejszego lokum, niższe rachunki, a nawet niższe koszty imprez integracyjnych.
Koszt zamieszczenia ogłoszeń rekrutacyjnych może w procesie rekrutacji stanowić niemałą pulę. I choć outsourcując taki proces też pośrednio za ogłoszenia płacimy, to warto pamiętać o tym, że pojedyncze ogłoszenie zamieszczone w wiodącym serwisie rekrutacyjnym to wydatek wysokości 300-500 złotych.
Koszt zakupu narzędzi rekrutacyjnych oraz narzędzi do zarządzania procesem rekrutacji (np. systemu ATS), które poprawiają efektywność całego procesu i wpływają na jakość samej rekrutacji. Oczywiście jeśli firma prowadzi kilka/kilkanaście rekrutacji rocznie, to najczęściej w ogóle nie stosuje żadnych dodatkowych narzędzi (przynajmniej płatnych). Jednocześnie oznacza to jednak mniej efektywną pracę oraz stosowanie metod rekrutacji dających mniejszą pewność trafnego wyboru kandydata.
Oszczędności niebezpośrednie, wynikające z outsourcingu rekrutacji
Choć mówimy tu jedynie o samym procesie zatrudniania, to koniecznie trzeba pamiętać o tym, że wszystkie działania zachodzące w firmie to naczynia połączone, a poszczególne procesy wpływają na siebie nawzajem. Firma, zlecając rekrutację na zewnątrz, oszczędza dodatkowo dzięki temu, że dobrze realizowana strategia wpływa na inne procesy ważne dla niej, jej kondycji biznesowej, a nawet innych pracowników. Przyjrzyjmy się kilku zależnościom:
Czas rekrutacji (ilość czasu, przez jaki stanowisko pozostaje nieobsadzone) to ważna zmienna w perspektywie całego funkcjonowania firmy. Im szybciej – w razie pojawienia się wakatu – dojdzie do jego zapełnienia, tym szybciej pracownik zacznie realizować wyznaczone mu cele, które przyczyniają się do sukcesu finansowego firmy. Mówiąc wprost – jeśli szybciej znajdziemy np. sprzedawcę, to prędzej zacznie on sprzedawać i dzięki temu firma będzie mogła szybciej się rozwijać. Koszt posiadania nieobsadzonego wakatu w organizacji to nie tylko niezrealizowane zadania, które hamują jej rozwój, ale również ryzyko, że w nadmiernie obciążonym pracą zespole pojawią się syndrom wypalenia zawodowego i rotacje.
Jakość rekrutacji, czyli na ile wybrany w procesie rekrutacji kandydat spełnia oczekiwania pracodawcy i będzie dobrze radził sobie na danym stanowisku. Liczy się tu również to, czy kandydat okaże się na tyle dokładnie dopasowany do zespołu i firmy, że zwiąże się z nią na dłużej. Oczywiście wyniki pracy kandydata, zaangażowanie czy jego przyszły staż pracy nie zależą tylko od rekrutacji (to też wpływ onboardingu, menedżera, rozwoju firmy itd.), ale rekrutacja to pierwszy i kluczowy etap. Koszty zastąpienia błędnie zatrudnionego pracownika są ogromne (składa się na nie koszt obu rekrutacji, straconego na wdrażanie czasu, straty związane z niezrealizowaniem zadań przez pracownika itd.). Outsourcing rekrutacji to przekazanie procesu rekrutacji w ręce profesjonalistów, którzy teoretycznie i praktycznie mają znacznie większe szanse na efektywne wypełnienie wakatu niż niedoświadczony w tym obszarze menadżer. Jakość tego procesu jest wyższa zarówno dzięki doświadczeniu agencji outsourcingującej, jak i temu, że stosuje ona różne metody rekrutacji oraz ma dostęp do innych narzędzi, np.: testów psychometrycznych czy Assessment Center.
Możliwość wykorzystania danych z rekrutacji do zarządzania zespołem – a to oznacza lepiej dopasowane zadania, większe zaangażowanie zespołu, niższy współczynnik rotacji, czyli oszczędności związane z prowadzeniem zespołu przez menedżera.
Do tego dochodzą takie „drobnostki” jak ułatwienie pracy księgowej (która dostaje jedną fakturę za usługę outsourcingu rekrutacji i nie musi wprowadzać w koszty każdej innej za zamieszczenie ogłoszenia rekrutacyjnego, zakup narzędzi itd.) czy wysokiej jakości candidat experience, jaki buduje pozytywny wizerunek firmy w oczach kandydatów.
Aby docenić oszczędności, które daje outsourcing, trzeba popatrzeć na proces rekrutacji z szerszej perspektywy. To nie tylko kwestia tego, że zamiast rekrutera wewnątrz mamy do wykonywania tych zadań przeznaczoną zewnętrzną firmę. To również wpływa na każdy inny proces zachodzący w firmie, bo przecież to, jak będzie ona sobie radzić, w dużej mierze zależy od tego, jacy ludzie będą w niej pracować.
